SPEER: Strategic Program ERP Enabled Reengineering

Over Defensie
Het Nederlandse ministerie van Defensie heeft drie hoofdtaken:

• de bescherming van het grondgebied van het Koninkrijk der Nederlanden
• de bevordering van de internationale rechtsorde en stabiliteit
• de ondersteuning van burgerlijke autoriteiten bij nationale en internationale rechtshandhaving, rampenbestrijding en humanitaire hulp.

De behoefte
Het ministerie van Defensie wil efficiënter opereren en de onderlinge samenwerking tussen de verschillende krijgsmachtonderdelen versterken. Het ministerie zocht daarom naar een nieuwe ondersteuning van de financiële en materieellogistieke processen.

De uitdaging
De vraag van het ministerie resulteerde in het grootste ERP-project binnen de Nederlandse overheid ooit en is SPEER (Strategic Program ERP Enabled Reengineering) gedoopt. Kritische succesfactor is dat de verschillende krijgsmachtonderdelen ‘paars’ samenwerken. Dat betekent een grote cultuurverandering omdat de verschillende defensieonderdelen afstand moeten nemen van bestaande werkwijzen en gezamenlijk een verbeterde bedrijfsvoering ontwikkelen.

SPEER is een langdurig traject; de projectorganisatie krijgt te maken met medewerkerswisselingen en wijzigende functionaliteitsvragen.

De overgangen naar nieuwe functionaliteiten en nieuwe processen zijn grootschalig. SPEER behelst een eerste implementatie van een nog niet eerder op deze schaal gebruikte SAP-functionaliteit. Tijdens de invoering kunnen complicaties ontstaan.

Ons antwoord
We zijn al vanaf de pakketselectie bij SPEER betrokken. Mede op grond van ons advies koos het ministerie het ERP-pakket van SAP, met een oplossing specifiek voor defensieorganisaties. Samen met Capgemini vormen wij een Consortium dat met Defensie de regie over het project voert. Als regiepartner van Defensie hebben wij ons gecommitteerd aan het resultaat.

Een succesverhaal
Defensie gaat met een innovatieve oplossing werken. Het nieuwe SAP ERP-systeem wordt nog nergens zo uitgebreid gebruikt. De krijgsmacht bevindt zich hiermee wereldwijd in de kopgroep.

Het hogere management is nadrukkelijk betrokken. De supervisor van SPEER is een militair op het niveau van een driesterrengeneraal. Hij is lid van de stuurgroep van SPEER met daarin het topmanagement van Defensie. De stuurgroep rapporteert direct aan de politieke leiding en er is intensief contact met de militaire leiding. Senior consultants begeleiden SPEER workshops voor het topmanagement.

De belangrijkste voordelen

• Standaardisatie van processen, gegevens én efficiency
• Gegevens over facturen en bestellingen zijn gemakkelijker terug te vinden
• Medewerkers hoeven straks geen gegevens meer dubbel in te voeren
• Betere basis voor managementinformatie om besluiten te nemen
• Meer prestatiegerichte en kostenbewuste sturing
• Efficiënt gebruik van de voorraad, krijgsmachtonderdelen kunnen voorraden delen
• Gegevens zoals facturen en bestellingen zijn straks gemakkelijker terug te vinden
• Vervangt vele verouderde legacy systemen.