Tjerk Brouwer, Ministerie van Defensie
'Professionalisering van inkoop overtreft doelstellingen'

Het ministerie van Defensie is een van de initiatiefnemers van Elektronisch Bestellen en Factureren (EBF) binnen de Rijksoverheid. Het professionaliseren van inkoop heeft de doelstellingen overtroffen. “Er wordt meer dan 1 miljoen euro bespaard op jaarbasis en die lijn neemt exponentieel toe.”

Dat is de ervaring van Tjerk Brouwer, hoofd van een inkoopafdeling bij het Ministerie van Defensie. “Het was even wennen toen we vijf jaar geleden met EBF begonnen maar al snel werden de voordelen zichtbaar.”

Grootste diversiteit aan catalogi

Het ministerie van defensie kent inmiddels de grootste diversiteit aan catalogi. Er zijn 45 leveranciers aangesloten op het systeem, variërend van leveranciers van brandstof tot personenauto’s. “Binnenkort zijn dat er 50. Iedere nieuwe leverancier die nu aansluit op EBF levert direct inkoopvoordelen op.”

De afgelopen jaren is de inkoop binnen het ministerie behoorlijk veranderd. Er wordt meer centraal ingekocht en de waardering van de inkopers is toegenomen. Nu wordt inkoop nog voor een groot deel handmatig gedaan. “Over vijf jaar is 90% van de inkoop geautomatiseerd”, voorspelt Brouwer. Belangrijke stappen die daarin moet worden gezet zijn de aansluiting van het bedrijfsvoeringsysteem op EBF en de inzet van TenderNed.

De goede spullen voor een lage prijs
 
Voor de toekomst voorziet Brouwer overheidsbrede samenwerking. "Als iedereen aan dezelfde regels voldoet dan kunnen we overheidsbreed heel veel geld besparen. De belastingbetaler wil dat we netjes met geld omgaan en dat moeten we dan ook zoveel mogelijk zien te optimaliseren. Daarvoor is wel een omslag in denken nodig." Een inkooptraject wordt nu vooral beoordeeld vanuit het beperken van risico’s in het proces. Brouwer wil ernaar toe dat inkopers weer worden afgerekend op hun inkoopresultaat, "goede spullen voor een hele lage prijs".